Кульбицкая Нина Николаевна,
начальник отдела организации государственной
регистрации актов гражданского состояния,
информатизации и архивной работы
Управления записи актов гражданского
состояния Республики Карелия
(г. Петрозаводск)
Предоставление сведений об актах гражданского состояния из архивов органов ЗАГС по запросам физических лиц
18 декабря 1917 г. был принят декрет Совета Народных Комиссаров Российской Советской Федеративной Социалистической Республики «О гражданском браке, о детях и о ведении книг актов состояния», 19 декабря 1917 г. - декрет «О расторжении брака». Эти документы кардинально изменили сложившиеся в России традиции фиксации и контроля рождения, заключения брака и смерти и упразднили старый порядок регулирования семейных отношений. Церковь была отстранена от регистрации актов гражданского состояния. 4 января 1918 г. Наркомюстом РСФСР совместно с Народным Комиссариатом по Местному Самоуправлению РСФСР утверждена «Инструкция об организации отделов записей браков и рождений», призванная претворить в жизнь положения декрета от 18 декабря 1917 г. Данная инструкция утвердила немедленное создание отделов записей браков и рождений при волостных, уездных и районных управах и определила их цели, задачи, функции и состав. 16 сентября 1918 г. на сессии ВЦИК РСФСР принят «Кодекс законов об актах гражданского состояния, брачном, семейном и опекунском праве» (далее – Кодекс), который стал первым отдельным кодифицированным правовым актом, регулирующим семейные отношения. С принятием данного документа семейное право было выделено в отдельную самостоятельную отрасль, а регулирование семейных отношений стало производиться отдельно от гражданских. В соответствии с Кодексом регистрация актов гражданского состояния была полностью передана гражданской власти, а структура органов ЗАГС состояла из окружных и местных отделов при волостных, городских и районных органах управления. Общее руководство регистрацией актов гражданского состояния осуществлял Центральный отдел ЗАГС НКВД РСФСР. С 1946 года руководство органами ЗАГС осуществляло Министерство внутренних дел. В 1956 году органы ЗАГС вошли в состав городских и районных Исполнительных комитетов депутатов, с ноября 1991 года - органов местного самоуправления. В Республике Карелия полномочия на регистрацию актов гражданского состояния перешли от органов местного самоуправления к Управлению записи актов гражданского состояния Республики Карелия в марте 1998 года.
В настоящее время государственной регистрации на территории Российской Федерации подлежат такие виды актов гражданского состояния как рождение, смерть, заключение и расторжение брака, перемена имени, установление отцовства и усыновление (удочерение).
С 01.10.2018 регистрация производится органом ЗАГС посредством составления в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния соответствующей записи акта гражданского состояния (далее – ЕГР ЗАГС), на основании которой выдается свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния. Каждая запись акта гражданского состояния составляется на русском языке в форме электронного документа и на бумажном носителе. В результате объемной и кропотливой работы с 2017 по 2020 годы в ЕГР ЗАГС были конвертированы – преобразованы в форму электронного документа все записи актов гражданского состояния, составленные с 1926 года и находящиеся на хранении в органах ЗАГС Российской Федерации на бумажных носителях. Таким образом, сформирована единая база данных по актам гражданского состояния, составленным на территории всей Российской Федерации, которая позволяет получать необходимые повторные документы в день обращения, независимо от того на территории какого субъекта Российской Федерации была произведена государственная регистрация.
До 01.10.2018 года при государственной регистрации составлялись два идентичных экземпляра актовой записи, один из которых оставался на хранении в органе ЗАГС, произведшим регистрацию, а второй направлялся на хранение в орган исполнительной власти субъекта, уполномоченный на регистрацию актов гражданского состояния. Срок хранения актовых книг в архивах органов ЗАГС составляет 100 лет. Далее они передаются на постоянное хранение в государственные архивы.
В соответствии с пунктом 8 статьи 6 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» сведения, ставшие известными работнику органа записи актов гражданского состояния в связи с государственной регистрацией акта гражданского состояния, в том числе персональные данные, являются информацией, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами, и разглашению не подлежат. Предоставление сведений осуществляется только в порядке и случаях, которые установлены указанным Федеральным законом. Сведения об актах гражданского состояния предоставляются физическим лицам в виде повторных свидетельств об актах гражданского состояния или справок. Доступ граждан в наши архивы не предоставляется, актовые книги не предоставляются для просмотра или снятия с них копий. Копии записей актов на руки физическим лицам также не выдаются. Повторное свидетельство или справка выдается на основании соответствующей записи акта гражданского состояния, содержащейся в ЕГР ЗАГС, органом ЗАГС по месту жительства или пребывания заявителя, в отношении которого была составлена запись акта гражданского состояния, либо его представителю по нотариально заверенной доверенности. В случае смерти лица, в отношении которого была составлена ранее запись акта гражданского состояния, правом получения повторного свидетельства или справки обладают родственники умершего или другие заинтересованные лица. Факт родства или заинтересованности должен быть подтвержден документально.
Повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния не выдается:
родителям (одному из родителей) ребенка, в отношении которого они лишены родительских прав или ограничены в родительских правах, - свидетельство о рождении ребенка;
лицам, расторгнувшим брак, и лицам, брак которых признан недействительным, - свидетельство о заключении брака.
По просьбе указанных лиц им выдается справка, подтверждающая факт государственной регистрации рождения ребенка или заключения брака.
В соответствии со статьей 333.26 Налогового кодекса Российской Федерации за выдачу повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния уплачивается государственная пошлина в размере 350 рублей, за выдачу справки – 200 рублей.
Заявление на выдачу указанных документов может быть подано лично, направлено посредством почтовой связи либо в форме электронного документа с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг и региональных порталов государственных и муниципальных услуг. При этом повторный документ выдается органом ЗАГС, указанным в запросе лица, направившего данный запрос.
Подача в письменной форме запроса и выдача повторного документа могут осуществляться также через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг.
При получении повторного документа в органе ЗАГС необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность заявителя, и документы, подтверждающие право на получение повторного документа. Перечень документов, подтверждающих право лица на получение документов о государственной регистрации актов гражданского состояния, утвержден приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19.08.2016 № 194 (далее – перечень).
В соответствии с Перечнем такими документами являются:
1) документ, удостоверяющий личность заявителя;
2) документы, подтверждающие изменение (перемену) фамилии, имени и отчества заявителя и (или) лица, в отношении которого истребуется документ о государственной регистрации акта гражданского состояния - свидетельства (справки) о заключении, расторжении брака, перемене имени, установлении отцовства либо их нотариально удостоверенные копии;
3) свидетельство (справка) о смерти лица, в отношении которого истребуется документ о государственной регистрации акта гражданского состояния, либо его (ее) нотариально удостоверенные копии;
4) документы, подтверждающие родственные отношения с умершим:
свидетельство(а) (справки) о рождении, об установлении отцовства, усыновлении (удочерении) либо их нотариально удостоверенные копии;
копия вступившего в законную силу решения суда об установлении факта родственных отношений с умершим;
5) документы, подтверждающие заинтересованность лица в получении документов о государственной регистрации актов гражданского состояния в отношении умершего:
свидетельство (справка) о рождении, заключении брака либо его (ее) нотариально удостоверенные копии;
завещание, удостоверенное в установленном законодательством Российской Федерации порядке, либо его дубликат, выданный в установленном порядке;
справка об открытии наследственного дела, выданная нотариусом;
гражданско-правовые договоры, в том числе договоры ренты и пожизненного содержания с иждивением, трудовые договоры;
документы, выданные компетентными органами и организациями о регистрации заинтересованного лица с умершим лицом по одному адресу;
6) документы, подтверждающие право на получение документов о государственной регистрации актов гражданского состояния в отношении лица, признанного судом недееспособным:
запрос (ходатайство) организации, в которой находится лицо, признанное недееспособным, о выдаче документа о государственной регистрации актов гражданского состояния;
копия вступившего в законную силу решения суда о признании гражданина недееспособным;
решение органа опеки и попечительства об установлении опеки над гражданином, признанным судом недееспособным;
документ, подтверждающий полномочия заявителя;
7) нотариально удостоверенная доверенность от лица, имеющего право на получение повторного свидетельства или иного документа (справки), подтверждающего(щей) факт государственной регистрации акта гражданского состояния;
8) документы, выданные компетентными органами иностранных государств в удостоверение актов гражданского состояния, совершенных вне пределов территории Российской Федерации по законам соответствующих иностранных государств, при наличии их легализации, если иное не установлено международным договором Российской Федерации.
Исходя из практики мы рекомендуем лицам, изучающим историю своей семьи получать в органах ЗАГС не повторные свидетельства, а справки о регистрации актов гражданского состояния в отношении своих родственников. Форма справки позволяет помимо основных данных в отношении субъектов записи акта, указать все имеющиеся в записи акта сведения. Формы записей неоднократно менялись и в разный период времени включали в себя разную информацию. До 1958 года в записях актов о рождении отсутствовала графа отчество ребенка и место его рождения. В свидетельствах о рождении указанные графы заполнялись исходя из имени отца ребенка и места жительства родителей. Также вплоть до 1969 года в записях актов о рождении указывался только возраст родителей, в записях актов о смерти указывался возраст умершего на момент смерти, а не точные даты рождений.
Подводя итог сказанному, я хотела бы акцентировать внимание на том, что получить информацию из органов ЗАГС возможно исключительно в виде повторных документов – свидетельств или справок о государственной регистрации актов гражданского состояния. Предоставление сведений осуществляется только лицам, обладающим право на их получение, при документальном подтверждении этого права. Заявителям необходимо обладать информацией для осуществления поиска требуемых данных об их родственниках – фамилии, имена, отчества, даты рождения, смерти, вступления в брак (возможно указание временного периода), на территории какого субъекта Российской Федерации был зарегистрирован акт гражданского состояния.
