Прохорова Маргарита Николаевна,
архивист МКУ «Олонецкий муниципальный архив»
(г. Олонец)
Документы муниципального архива в помощь генеалогу
Когда изучен семейный архив и данные по родословию собраны в первичные таблицы, установлена география расселения рода, изучены косвенные источники, можно обращаться в государственные, муниципальные и ведомственные архивы за подтверждением фактов или за поиском нового материала.
Архивы – основные хранилища исторической и генеалогической информации.
Архивный фонд Российской Федерации, с которым работают все генеалоги, велик и разнообразен. 39 млн. единиц хранения сконцентрировано в 14 федеральных архивах, более 123 млн. единиц хранения – в областных и более 30 млн. единиц хранения – в муниципальных. Так, в Олонецком муниципальном архиве сегодня на хранении 26271 ед. хранения, документы с 1931 по 2018 гг.
Сегодня мы наблюдаем большой интерес к генеалогической информации. В современной жизни человек все чаще обращается к теме родословной. Вопрос о том, кто были наши предки, с каждым годом становится все более востребованным и среди пользователей Олонецкого муниципального архива.
Показатели посетителей, занимавшихся темой родословной, последних лет следующие: 2018 г. — 7 исследователей; 2019 г. — 9 исследователей, 2020 г. – 9 исследователей; 2021 г. (данные на 15.08.2021 г.) – 11 исследователей.
В запросах тема поиска родственников также очень актуальна. 2020 г.: 10 генеалогических запросов. 2021 год (показатели на 10.09.2021) – 6 генеалогических запросов.
При самостоятельном поиске исследователи сталкиваются с массой вопросов и трудностей, связанных с незнанием состава документов и их видов, применимых в генеалогическом поиске, особенно на первоначальном этапе. В каждом архиве такой массив в целом совпадает, но есть и некоторые особенные документы, характерные для конкретной территории. Я постараюсь в своем выступлении рассказать, где, в каких документах муниципального архива можно найти генеалогическую информацию, на примере документов Олонецкого муниципального архива и дам краткую характеристику этих документов. Но сразу оговорюсь, что состав документов может не соответствовать составу документов в других архивах. Состав документов муниципальных архивов отличается и различный, поэтому, сначала узнайте информацию о наличии документов в муниципальном архиве, а только потом делайте запрос на нужные документы.
По опыту своей работы, я могу Вас заверить, что сотрудники муниципальных архивов всегда готовы оказать Вам посильную помощь в поиске документов. В случае возникновения любых других вопросов исследователи получают от работников архива необходимые консультации и содействие в работе, как путем удаленного доступа (прежде всего через нашу страницу ВКонтакте), так и во время личных посещений архива.
Документы, которые могут быть использованы при составлении родословной, можно разделить на массовые и персональные. К массовым относятся материалы переписей населения разных лет, поскольку они дают представление не только о конкретном лице или семье, но и обо всем населенном пункте в целом. К персональным — сведения из метрических книг, похозяйственных книг, так как поиск по ним чаще всего ведется по конкретному населенному пункту и дате, если не числу и месяцу, то хотя бы году. Также к персональным документам можно отнести индивидуальные дела из разных фондов о конкретном событии, связанном с конкретным лицом: судебное дело, пенсионное дело, строительное или иное разрешительное дело, дело о продаже или наследовании имущества и прочие.
В муниципальном архиве Олонецкого района начало поиска, возможно, провести по документам советского периода, таким как похозяйственные книги. Похозяйственная книга — это документ первичного административного учета сельского населения: о наличии земли, скота, жилых построек и другого имущества (слайд № 2, 3). Похозяйственные книги являются одним их главных источников для восстановления родословной крестьянских семей за советский период, в которых имеются сведения об имени, отчестве, фамилии, возрасте, должности, профессии главы хозяйства, членах его семьи, их собственности, а также причинах выбытия из данного населенного пункта. Похозяйственные книги сельских Советов впервые были введены в документооборот постановлениями ЦИК и СНК СССР как основной документ первичной учетной документации граждан в 1934 году. Похозяйственные книги позволяют определить дату рождения и обратиться к записям ЗАГСа или к метрическим книгам.
Сегодня в фондах Олонецкого муниципального района имеются на хранении похозяйственные книги с 1971 года по 2001 гг. сельских поселений Олонецкого района. В настоящее время все похозяйственные книги хранятся в сельских поселениях 75 лет, а затем передаются в архив, то есть мы теперь будем принимать похозяйственные книги только в 2065 году и далее.
Получить выписку или копию из похозяйственной книги можно обратившись туда, где сегодня находятся на хранении похозяйственные книги, лично или по почте. Перед запросом лучше позвонить и уточнить эту информацию о месте нахождении похозяйственных книг. Также Вам потребуются документы, подтверждающие родство. Документы эти содержат персональные данные, доступ к которым закрыт в течение 75 лет со дня их создания. В связи с этим исследователи, знающие только своих бабушек и дедушек 1930-1950 гг. рождения, для выявления сведений о предыдущих поколениях не могут самостоятельно работать с этой категорией документов. В этой связи архив предлагает такой вид работы, как тематический запрос по определенной теме что, конечно, приводит к некоторому удорожанию процесса, ведь самостоятельная работа в читальном зале осуществляется на бесплатной основе.
К источникам генеалогической информации советского периода, в первую очередь, относятся документы по личному составу организаций и предприятий. Документы по личному составу - это официальные документы, удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности, общественное положение и содержащие биографические или какие-либо другие сведения о нем (автобиография (слайд № 4), личный листок учета кадров (слайд № 5), личная карточка (ф. № Т-2) (слайд № 6, 7), личное дело (слайд № 8), алфавитные книги учета рабочих и служащих (слайд № 9).
При работе с документами по личному составу необходимо иметь в виду, что данный вид документов носит конфиденциальный характер и согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Москва, 2020 г.), «Приказу Росархива № 143 от 26.03.2021 г.», «Правилам работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ» (Москва, 1998 г.) доступ к документам, «содержащим информацию о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни конкретного лица, если не истек срок в 75 лет с момента создания таких документов» ограничен. К ним относятся: личные, персональные дела, документы кадровых служб, личная переписка, выписки из книг регистрации актов гражданского состояния и др. Для работы с данной категорией документов исследователь должен предоставить руководству архива нотариально заверенные документы, подтверждающие родство или письменное согласие лица, о котором запрашивается информация.
В Олонецком муниципальном архиве находятся на хранении документы 195 фондов, это более 20 тыс. ед. хр. постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций Олонецкого района. Самый большой по объему документов можно назвать фонд 223 «Ильинский лесозавод», где хранятся документы постоянного срока хранения и по личному составу с 1944 года по 1999 год в количестве 2232 ед.хр. Но в данном фонде генеалоги мало найдут документов, которые им помогут в поиске сведений о родственниках. Здесь мы можем использовать только личные карточки (в то время форма 208) и то, только с 1945 года и личные дела уволенных (слайд № 10).
В этом же ряду следует назвать фонд 29 «Олонецкое стройуправление (ПМК – 369)» с 1944 года по 2006 год, 1273 ед.хр. В документах этого фонда я бы отметила наличие такого документа, как «Журнал учета личного состава», который хранится в документах по личному составу в 1944 г. и в 1945 г. (слайд № 11), «Списки рабочих и служащих» с 1947 года по 1950 год включительно, а дальше в документах по личному составу «Личные карточки уволенных» (слайд № 12, 13), «Карточки персонального учета специалистов» 1957 г., «Карточки учета специалистов» 1959 г., «Личные листки по учету кадров уволенных ИТР и служащих за 1957 год» (слайд № 14) с 1957 года по 1961 год включительно. В этих документах мы можем узнать дату рождения, откуда прибыл в данную организацию, образование, название учебного заведения и год его окончания, специальность, должность, национальность. С 1966 года на хранение сданы «Личные дела уволенных» (слайд № 15) по 1998 год включительно и личные дела уволенных есть в документах с 2001- 2006 гг. Документы собраны все в одно дело в алфавитном порядке, набор документов разный. Мне, например, удалось найти только заявления моей мамы и все (слайд № 16) Но если повезет, то в этом деле есть автобиографии, характеристики, личные листки по учету кадров с фотографией, выписки из приказов надо просто знать год увольнения с данной организации.
В фондах нашего архива находятся на хранении документы сельхозартелей (колхозов) Олонецкого района, Это 37 фондов и 10033 ед.хр., период с 1944 года по 1959 год. Здесь я бы отметила такие документы, как «Книга учета членов колхоза и членов семьи», «Списки и сведения о населении, проживающем на территории колхоза».
На хранение в муниципальный архив в разные сроки поступали документы школ района и Олонецкого районного отдела образования (РОНО), фонд 28, хотела бы обратить внимание на документы этого фонда, которые несут генеалогическую информацию. «Титульные списки» (слайд № 17-19), «Списки работников школы» (слайд № 20), «Книга движения учащихся» (слайд № 21). Каждый из этих документов содержит свою информацию, которой бывает, не хватает нам для составления родословной. Но надо отметить, что не все документы были переданы в архив и в отдельные годы они отсутствуют.
Фонд 91 «Олонецкий школьный детский дом» в документах этого фонда есть «Списки рабочих и служащих детского дома 1944 и 1945 гг.» (слайд № 22), «Материалы по кадрам 1946 г.» (слайд № 23). В этих документах есть информация о дате рождения, образовании, должности и стаже работы в детском доме.
Фонд 225 «Отдел культуры исполкома райсовета» здесь можно найти генеалогическую информацию в деле «Списки работников культурно – просветительских учреждений» - дату рождения, образование и стаж работы в культуре, награждения. И второе дело «Документы по предоставлению работников учреждений культуры к награждению и поощрению», здесь есть анкетные данные, и мы найдем характеристики.
Для изучения родословной и поиска информации в архивных документах важно знать административно-территориальную принадлежность населенного пункта, в котором родились и проживали родственники. С такими вопросами к нам обращаются наши пользователи и ответ можно найти в документах фонда 26 «Олонецкая инспектура госстатистики», в деле «Единовременные отчеты о половом и возрастном составе сельского населения. Списки сельских населенных пунктов на 01.01.1972 г. по 01.01.1999 г.» (ежегодно). Можно найти все населенные пункты, которые были и к какому сельскому Совету они относились. Также там указана численность проживающих в данном сельском населенном пункте. В описях фонда 26 «Олонецкая инспектура госстатистики» есть документы по Всесоюзной переписи за 1978 г., там есть дела, которые содержат списки домовладений, населения, списки населенных пунктов, но до нашего архива они не «дошли» и оказались не сданы и очень жаль. Но может в других муниципальных архивах они находятся на хранении.
Сейчас все чаще исследователи предпочитают заниматься составлением генеалогического древа самостоятельно, это ведет к ряду сложностей, особенно на первоначальном этапе. Если возрастная категория исследователей 50+ и если не точно, то хотя бы примерно они могут ответить на вопросы об имени и месте проживания предков на период конца XIX в., то более молодое поколение, которое приходит в архив, к сожалению, на этот вопрос ответить не может, и появляется необходимость обратиться к документам сельских и поселковых советов.
В Олонецком муниципальном архиве находятся на хранении документы исполнительных комитетов сельский Советов с 1944 г. по 2001 г. На хранение есть документы сельских Советов, которые уже ликвидированы и есть документы действующих сельских поселений. В фонде 140 Большегорского сельского Совета заслуживает внимания такие документы, как «Домовая книга 1944 -1952 гг.», «Списки проживающих», «Списки лиц временно проживающих на территории сельского Совета 1951, 1956 г.» В этих документах содержится следующая информация: ФИО, год рождения, занятие, место работы, отметка о прибытии (дата, откуда прибыл).
В этом же ряду следует назвать фонд 50 «Исполком Михайловского сельского Совета», содержащий списки постоянно проживающих рабочих и служащих по Михайловскому сельскому Совету с 1944 года по 1955 год включительно (слайд № 25), список населенных пунктов Михайловского сельского Совета на 01.01.1978 года; фонд 21 «Улванский сельский Совет», представляющий интерес благодаря спискам лиц временно проживающих на территории сельского Совета, «Списки по учету населенных пунктов и статистических отчетов Улванского сельского Совета за 1954 год», фонд 139 «Сарьмяжский сельский Совет», включающий в себя списки лиц представленных к вручению медали «За доблестный труд в ВОВ 1941 -1945 гг.» с 1944 по 1958 гг. Необходимо упомянуть и ряд других фондов Олонецкого муниципального архива, содержащих разного рода сведения генеалогического характера: фонд 4 «Кукшегорский сельский Совет», фонд 16 «Нурмольский сельский Совет», фонд 131 «Исполком Куйтежского сельского Совета» и фонд 34 «Исполком Олонецкого сельского Совета», в которых находятся списки репрессированных граждан, а в фонде 34 «Исполком Олонецкого сельского Совета» хранятся еще и карты разминирования района; фонд 140 «Исполком Погранкондушского сельского Совета», здесь находятся на хранении «Списки без вести пропавших в годы ВОВ» (слайд № 28).
Фонд 30 «Исполком Олонецкого городского Совета» здесь я хотела бы назвать такие документы как, «Дело № 59 по учету населения города Олонца, 1945 г» (слайд № 28-32), списки составлены по улицам города Олонца 1945 года, «Список прибывшего эваконаселения с 12 января 1945 г. по сельским Советам Олонецкого района» (слайд № 28-32).
Фонд 45 «Районный земельный отдел (Райзо)», содержащий следующие документы: «Личные листки по учету кадров 1931 год» (слайд № 34), «Списки по учету руководящих кадров колхозов 1933 год» (слайд № 34), «Приказы и списки рабочих и служащих», «Списки председателей, счетоводов, членов правления и членов ревизионных комиссий колхозов 1944 год, 1945 г.,1946 г.», «Характеристики на председателей колхозов 1946 г.», «Списки специалистов сельского хозяйства 1946 г.», «Списки руководящих кадров колхозов 1951-1952 гг.» и «Личные листки по учету кадров, автобиографии, учетные карточки и копии дипломов, свидетельств, аттестатов 1951-1953 гг.».
Фонд 257 «Список граждан, находящихся на оккупированной территории Олонецкого района в годы ВОВ (1941-1945)», документы были переданы в соответствии с решением исполкома Олонецкого районного Совета депутатов от 20 февраля 1990 года. Списки составлены и оформлены на разных марках бумаги, разного размера, не скреплены подписями и печатями. Это две книги, в которых содержатся фамилии 1323 взрослых людей и 498 детей до 16 лет которые во время ВОВ находились в концлагерях п. Ильинский Олонецкого района. Сегодня в этот фонд решением экспертной комиссии муниципального архива мы оформили письма узников концлагерей, которые обращались в наш архив и в письмах вспоминали, в каких условиях они проживали на территории концлагерей п. Ильинский.
Порой в процессе подготовки ответа на тот или иной запрос мы находим какие-то интересные документы. Около двух лет мы сделали настоящее открытие. Оказывает, что в документах «Отдела социального обеспечения Олонецкого района с 1941 по 1953 гг.» (слайд № 37) фонд 38 есть протоколы по назначению госпособий военнослужащим, пенсий семьям погибших в годы ВОВ и инвалидам ВОВ, личные счета инвалидов ВОВ. Всего в этом фонде 55 единиц хранения, из них 45 единиц хранения содержат данные, это фамилию, имя, отчество, год рождения, дату мобилизации на фронт и данные состава семьи, которая была на день мобилизации с фамилиями, именами и отчествами, датой рождения и степенью родства (слайды № 38-47).
Это протоколы районной комиссии по назначению госпособий и пенсий семьям погибших при исполкоме Олонецкого райсовета депутатов. Работать с ними не просто, да и иногда протокол содержит очень личную информацию, которую, несмотря на прошедшее время, не хотелось бы, чтобы кто-то посторонний использовал в своих целях.
Президент Российской Федерации в своём Послании сказал о том, что архивы, касающиеся событий Великой Отечественной войны, должны быть доступны абсолютно для всех. Это важно для предотвращения фальсификации истории. И мы решили напечатать списки. Так родилась у нас такая таблица (слайд № 48). Рабочий вариант таблицы - списка уже есть в электронном виде в Олонецкой национальной библиотеке и у нас в архиве, практически во всех сельских поселениях Олонецкого района. Он периодически меняется, по мере изменения. Список содержит важную информацию для генеалога, там указан состав семьи и место проживания. Впереди предстоит большая исследовательская работа. Есть много вопросов, на которые необходимо найти ответ.
На 10 сентября этого года уже обработано 1921 лист из общего количества 5259 листов. Записи на листах с двух сторон и большая часть записей сделана от руки чернилами. Есть ошибки. Это, например, вместо сестры записано «дочь», у некоторых в разных документах разные даты рождения, а у кого – то дата рождения не указана. Разный почерк, порой очень трудно читаемый. На сегодня обработаны документы за 1941-1948 годы. Список уже содержит около 4 тыс. фамилий, тех, кто ушел на фронт. Кто-то не вернулся, кто-то остался инвалидом и умер уже после окончания ВОВ.
В списке информация расположена по сельским Совета того времени, но в конце списка есть раздел «Не указано место проживания». Он довольно большой, в ходе работы некоторые фамилии переносятся в сельские Советы, если находим адрес. Вся информация имеет конкретный адрес расположения – год, № дела и страница. По каждой фамилии различное число упоминаний в документах от одного до 5-6 раз, в различных делах и за различные годы (слайд № 49).
Завершая краткий обзор фондов Олонецкого муниципального архива, полезных для генеалогических исследований, необходимо упомянуть о том, что главная задача архивистов в этом направлении заключается в обеспечении сохранности документов и поддержании их в надлежащем физическом состоянии.
И, конечно, остается добавить, что в нашем муниципальном архиве всегда рады исследователям. Даже если вы придете с обычным заявлением лично от себя. И неважно, бумажные или оцифрованные документы вы получите в результате обращения. Ведь изучение истории, своих корней – очень благодарное и творческое дело. И это ни с чем несравнимое счастье понимать, что ты прикасаешься к самой реальной, никем не переписанной, только тебя ожидающей странице прошлого родной земли.
