Паспортизация государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, архивов организаций- источников комплектования государственного и муниципальных архивов в Республике Карелия по состоянию на 01.01.2013 г.
В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11марта 1997 г., письмом Росархива от 10.10.2011 года № 8/1958-Т «О проведении очередной паспортизации», и приказом Министерства культуры Республики Карелия «Об организации работы по проведению плановой паспортизации государственного и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, архивов организаций - источников комплектования государственного и муниципальных архивов в Республике Карелия по состоянию на 01.01.2013г. №402, Национальным архивом Республики Карелия, в рамках реализации государственных полномочий в области архивного дела, в части государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Карелия, была проведена плановая паспортизация государственного и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, архивов организаций - источников комплектования государственного и муниципальных архивов в Республике Карелия по состоянию на 01.01.2013г..
Главная задача паспортизации – осуществление государственного контроля за обеспечением сохранности и учета документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации.
В соответствии с Регламентом паспортизация проводится 1 раз в 3 года. Предыдущая паспортизация проводилась по состоянию на 01.01.2010 года.
В ходе проведения паспортизации подготовлены паспорта архивов, сводный паспорт музеев и библиотек, а так же сведения обо всех находящихся на хранении фондах и документах в т.ч. неописанных. Учтена динамика объемных показателей за 3 года 2010-2012.
Пояснительная записка к Сведениям о состоянии хранения
документов в организациях-источниках комплектования
Национального архива Республики Карелия на 1 декабря 2012 г.
1.1 По состоянию на 01.12.2012 г. в Cписке № 1 организаций-источников комплектования КУ НА РК числится 221 организация, в том числе:
- государственных – 143 организаций (республиканские – 85, федеральные – 58)
- негосударственных – 77 (общественные организации – 50, ОАО, ЗАО, ТОО, ООО – 27)
1.2. Всего в организациях хранится – 729048 ед.хр., в том числе:
- постоянного хранения – 96753 ед. хр. (из них внесены в описи, утверждены ЭПК – 94257 ед. хр.)
- по личному составу– 401805 ед. хр. (из них внесены в описи, согласованы с ЭПК – 343723 ед. хр.)
В том числе в объединенных ведомственных архивах хранится:
- постоянного хранения – 4639 ед. хр. (внесены в описи и утверждены ЭПК-4367 ед.хр.)
- по личному составу – 225851 ед. хр. (из них внесены в описи, согласованы с ЭПК – 49942 ед. хр.)
1.3. По состоянию на 2012 г. в г. Петрозаводске функционирует 2 ОВА: Министерства образования РК, Петрозаводского отделения филиала «Октябрьская железная дорога» ОАО «Российские железные дороги»
1. 4. Сверх установленного срока в ВА и ОВА хранится 62801 ед. хр., в том числе:
- в ОВА – 4367 ед.хр.
2. Пояснения к отдельным разделам
Раздел 1
Изменение количества организаций – источников комплектования связано с изменениями, происходящими в экономической, социальной и общественной жизни, проведением административной реформы: изменения в структуре органов государственной власти, ликвидация, реорганизация учреждений, организаций, образование новых структур, изменение формы собственности организаций.
Изменения произошли в связи с изменениями в составе источников комплектования, ликвидацией организаций, включением новых организаций.
В негосударственных организациях на хранении находятся следующие объемы документов :
- постоянного хранения – 9627 ед.хр. за 1941 – 2009 гг.
- по личному составу – 31389 ед.хр.
В организациях-источниках комплектования КУ НА РК хранится НТД — 231682 ед.хр. Количестве единиц хранения, внесенных в описи и перечни научно-технической документации, по которым подлежит передача на постоянное хранение, утвержденные ЭПК — 1754 ед.хр.
В сводный паспорт государственных музеев и библиотек Республики Карелия включены сведения о документах Архивного фонда РФ, входящих в состав основных фондов ГУ «Карельский государственный краеведческий музей» и ГУ «Национальная библиотека Республики Карелия». Данные организации являются источниками комплектования Национального архива Республики Карелия.
Из сводного паспорта исключены сведения по ФГУК «Государственный историко-архитектурный и этнографический музей – заповедник «Кижи», в связи с тем, что федеральные государственные музеи представляют паспорт непосредственно в Федеральное архивное агентство.
В паспорт не вошли данные по ГУ «Музей изобразительных искусств Республики Карелия», так как основной фонд музея комплектуется только произведениями живописи, графики, декоративно-прикладного искусства и скульптуры. Документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, в основном фонде музея нет.
Мазова И.А., начальник отдела комплектования Национального архива Республики Карелия
