Паспортизация государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, архивов организаций- источников комплектования государственного и муниципальных архивов в Республике Карелия по состоянию на 01.01.2013 г.

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11марта 1997 г., письмом Росархива от 10.10.2011 года № 8/1958-Т «О проведении очередной паспортизации», и приказом Министерства культуры Республики Карелия «Об организации работы по проведению плановой паспортизации государственного и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, архивов организаций - источников комплектования государственного и муниципальных архивов в Республике Карелия по состоянию на 01.01.2013г. №402, Национальным архивом Республики Карелия, в рамках реализации государственных полномочий в области архивного дела, в части государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Карелия, была проведена плановая паспортизация государственного и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, архивов организаций - источников комплектования государственного и муниципальных архивов в Республике Карелия по состоянию на 01.01.2013г..

Главная задача паспортизации – осуществление государственного контроля за обеспечением сохранности и учета документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации.
В соответствии с Регламентом паспортизация проводится 1 раз в 3 года. Предыдущая паспортизация проводилась по состоянию на 01.01.2010 года.
В ходе проведения паспортизации подготовлены паспорта архивов, сводный паспорт музеев и библиотек, а так же сведения обо всех находящихся на хранении фондах и документах в т.ч. неописанных. Учтена динамика объемных показателей за 3 года 2010-2012. 

Паспортизация организаций - источников комплектования муниципальных архивов Республики Карелия: анализ и проблемы 

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации - 2012 год явился очередным годом Всероссийской паспортизации архивохранилищ, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации. 

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11 марта 1997 г., письмом Росархива от 10.10.2011 года № 8/1958-Т «О проведении очередной паспортизации» и приказом Министерства культуры Республики Карелия «Об организации работы по проведению плановой паспортизации государственного и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, архивов организаций - источников комплектования государственного и муниципальных архивов в Республике Карелия по состоянию на 01.01.2013 г." Национальный архив Республики Карелия и 18 муниципальных образований провели большую работу по паспортизации архивов и подготовке сведений о состоянии хранения документов в организациях, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации. 

Главная задача паспортизации – осуществление государственного контроля за обеспечением сохранности и учета документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации.
В соответствии с Регламентом паспортизация проводится 1 раз в 3 года. Предыдущая паспортизация проводилась по состоянию на 01.01.2010 года.
Национальный архив Республики Карелия, реализуя государственные полномочия в области архивного дела в части государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Карелия, подготовил сводные Сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования государственного и муниципальных архивов. 

Анализ представленных сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов показал, что по состоянию на 01.12.2012 г. в списках источниках комплектования 18 муниципальных архивов Республики Карелия состояло 526 организаций, в том числе 40 негосударственных организаций. Количество объединенных ведомственных архивов – 8. (Слайд 2) 

Количество источников комплектования муниципальных архивов по данным предыдущей паспортизации 01.12.2009 г. составляло 535 организаций, в том числе 51 негосударственная организация. Количество объединенных архивов – 8. (Слайд №2) 

По состоянию на 01.12.2012г., из списка исключено 68 организаций: (Слайд №3) 

Исключены 22 организации - источники комплектования, относящиеся к федеральной собственности (Калевальский-2, Кондопожский-2,Костомукшский-1,Лоухский-6,Медвежьегорский-2, Муезерский-4,Олонецкий-4,Суоярвский-2), из них 14 организаций, в связи с проведением реорганизаций, на основании приказа Федерального казначейства РФ от 12.05.2010 №111 и приказа Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 19.04.2010 №П/160, в том числе 2 организации приняты в муниципальные архивы: Отдел по Костомукшскому району Управления федерального казначейства по РК и Отделение по Суоярвскому району Управления федерального казначейства по РК, 8 организаций – с изменением форм собственности. 

Исключены 9 организаций - источников комплектования, относящихся к государственной (республиканской) собственности (Кондопожский-1,Костомукшский-1,Лоухский-1,Медвежьегорский-2,Олонецкий-3,Пудожский-1), в связи с ликвидацией и изменением форм собственности. 

Исключены 19 организаций - источников комплектования, относящихся к муниципальной собственности (Лоухский-1, Муезерский-3, Питкярантский-2, МА г. Петрозаводска-2, Прионежский-2, Пряжинский-3, Пудожский-1,Сегежский-1, МА г. Сортавала-1, Суоярвский-3), в связи с ликвидацией и изменением форм собственности. 

Исключены 17 организаций - источников комплектования, относящихся к негосударственной (частной) собственности (Калевальский-2, Кондопожский-1,Лоухский-2, Медвежьегорский-3,Муезерский-5, Олонецкий-1, Пудожский-2, Сегежский-1), в связи с ликвидацией и изменением форм собственности. 

Одновременно по состоянию на 01.12.2012 г в список источников комплектования муниципальных архивов включена 51 организация. (Слайд №4) 

Включена 1 организация - источник комплектования, относящаяся к федеральной собственности: прокуратура Питкярантского района. 

Включено 11 организаций – источников комплектования, относящихся к государственной (республиканской) собственности. 

Включено 34 организации – источников комплектования, относящихся к муниципальной собственности, из них 13 советов сельских поселений Прионежского района.

Включено 5 организаций – источников комплектования, относящихся к негосударственной (частной) собственности. 

Сокращение количественного состава организаций - источников комплектования связано с изменениями, происходившими в экономической, социальной и общественной жизни, проведением административных реформ органов местного самоуправления, ликвидацией, реорганизацией учреждений и организаций, образованием новых структур, изменением формы собственности организаций. 

Вместе с тем, имеет место исключение организаций - источников комплектования, относящихся к федеральной и государственной (республиканской) собственности, без указания причин, а также негосударственных структур, не заключивших договоры и не соблюдавших условия договоров о сотрудничестве. 

На сегодня главная проблема состоит в том, что муниципальные архивы исключают из списка организации, не относящиеся к муниципальной форме собственности, но хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, прошедшие экспертизу ценности документов, уже поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению. 

В дальнейшем это может привести к тому, что муниципальные архивы будут осуществлять прием и хранение документов только муниципальной собственности, что приведет к значительному ухудшению полноты и качественного состава документов Архивного фонда Российской Федерации. 

Установлено, что объем документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.12.2012 г, находящихся на временном хранении составил 104703 ед. хр. управленческой документации, а по состоянию на 01.12.2010г. составлял 125462 ед.хр. (произошло уменьшение на 20759 ед. хр.). (Слайд №5 - Динамика изменения объема управленческой документации, хранящейся в организациях – источниках комплектования муниципальных архивов). 

Соответственно, 128847 ед. хр. по личному составу и 147098 ед. хр. по личному составу (произошло уменьшение на 18251 ед. хр.). (Слайд №6 - Динамика изменения объема документов по личному составу, хранящихся в организациях – источниках комплектования муниципальных архивов). 

По сравнению с предыдущей паспортизацией уменьшение показателя связано с ошибочным включением ранее документов временного срока хранения Пудожского районного суда за 1937 – 1984 гг. (Пудожский муниципальный архив) в количестве 25133 ед. хр., а так же с ликвидацией и исключением организаций из состава источников комплектования отдельных муниципальных архивов. 

Кроме того на ведомственном хранении находилось 1858 ед. хр. управленческой документации, 7516 ед. хр. документов по личному составу. 

К передаче на постоянное хранение подготовлено 99509 ед. хр. (95%) управленческой документации. Процент дел по личному составу, внесенных в описи, согласованные с ЭПК Министерства культуры РК, составил 97 %. 

В объединенных ведомственных архивах на постоянное хранение подготовлено 7080 ед. хр. (94 %). 

Сверх установленного срока в организациях — источниках комплектования хранилось 38548 ед. хр. управленческой документации. 

По сравнению с паспортизацией 2009 г. увеличился объем управленческой документации, хранящейся в организациях сверх установленного срока на 3088 ед. хр. Увеличение количества дел, хранящихся сверх установленного срока, связано с дефицитом площадей и предельной загруженностью архивохранилищ, а также с внеплановым приемом документов ликвидированных организаций, в том числе документов по личному составу. 

Обеспеченность номенклатурами дел составляет 73% и инструкциями по делопроизводству 44%. Обеспеченность помещениями под архив осталась практически на прежнем уровне. 

Анализ сведений, представленных муниципальными архивами, показал, что в целом качество подготовленных сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования улучшилось. 

Следует отметить хороший уровень подготовки сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования Медвежьегорским, Пряжинским, Олонецким, Петрозаводским, Питкярантским, Муезерским и Калевальским муниципальными архивами. 

Вместе с тем анализ сведений и пояснительных записок к ним свидетельствует о том, что по-прежнему встречаются недостатки и ошибки, в том числе и те, на которые уже неоднократно обращалось внимание ранее.

 

Носкова С.А., главный специалист отдела государственного учета и реставрации архивных документов