Паспортизация государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, архивов организаций- источников комплектования государственного и муниципальных архивов в Республике Карелия по состоянию на 01.01.2013 г.
В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11марта 1997 г., письмом Росархива от 10.10.2011 года № 8/1958-Т «О проведении очередной паспортизации», и приказом Министерства культуры Республики Карелия «Об организации работы по проведению плановой паспортизации государственного и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, архивов организаций - источников комплектования государственного и муниципальных архивов в Республике Карелия по состоянию на 01.01.2013г. №402, Национальным архивом Республики Карелия, в рамках реализации государственных полномочий в области архивного дела, в части государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Карелия, была проведена плановая паспортизация государственного и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, архивов организаций - источников комплектования государственного и муниципальных архивов в Республике Карелия по состоянию на 01.01.2013г..
Главная задача паспортизации – осуществление государственного контроля за обеспечением сохранности и учета документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации.
В соответствии с Регламентом паспортизация проводится 1 раз в 3 года. Предыдущая паспортизация проводилась по состоянию на 01.01.2010 года.
В ходе проведения паспортизации подготовлены паспорта архивов, сводный паспорт музеев и библиотек, а так же сведения обо всех находящихся на хранении фондах и документах в т.ч. неописанных. Учтена динамика объемных показателей за 3 года 2010-2012.
Информатизация об итогах паспортизации архивных учреждений муниципальных образований Республики Карелия на 1 января 2013 г.
Паспортизация архивных учреждений муниципальных образований Республики Карелия по состоянию на 01.01.2013, была организована в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
В Национальный архив Республики Карелия поступили паспорта от 18 муниципальных архивов.
1. Состав и объем архивных документов
Анализ итогов паспортизации свидетельствует о следующем.
Общий объем документов, хранящихся в муниципальных архивах увеличился на 53 958 ед.хр. или на 10% (по сравнению с паспортизацией на 01.01.2010) и насчитывает 529 093 ед.хр.
Структура распределения документов по муниципальным архивам характеризуется следующими данными:
Всего единиц хранения в муниципальном архиве |
% от общего объема документов муниципальных архивов |
Всего единиц хранения принято в муниципальный архив за 2010-2012 гг. |
Динамика роста объемов док-в архива (по сравнению с паспортизацией на 01.01.2010) |
||
1 | Беломорский | 81725 | 15,5 % | 1623 | 2 % |
2 | Калевальский | 20376 | 4 % | 1021 | 5 % |
3 | Кемский | 46139 | 8,5 % | 1463 | 3 % |
4 | Кондопожский | 33165 | 6 % | 2468 | 7,5 % |
5 | Костомукшский | 9106 | 2 % | 1958 | 21,5 % |
6 | Лахденпохский | 18248 | 3,5 % | 888 | 5 % |
7 | Лоухский | 23227 | 4 % | 604 | 7 % |
8 | Медвежьегорский | 44970 | 8,5 % | 3545 | 8 % |
9 | Муезерский | 19720 | 4 % | 1208 | 6 % |
10 | Олонецкий | 23670 | 4,5 % | 1736 | 7 % |
11 | Петрозаводский | 26487 | 5 % | 21973 | 83 % |
12 | Питкярантский | 14531 | 3 % | 2036 | 14 % |
13 | Прионежский | 15625 | 3 % | -71 | -0,45 % |
14 | Пряжинский | 18219 | 3,5 % | 2005 | 11 % |
15 | Пудожский | 34147 | 6,5 % | 1901 | 5,6 % |
16 | Сегежский | 51532 | 9,5 % | 5459 | 10,6 % |
17 | Сортавальский | 29389 | 5,5 % | 2528 | 8,6 % |
18 | Суоярвский | 18817 | 3,5 % | 1613 | 8,6 % |
До 2012 года структура состава архивных документов по видам основы оставалась стабильной: документы на бумажной основе составляли 100%. В 2012 году в Муниципальном казенном учреждении Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска» были описаны и поставлены на учет 68 единиц фотодокументов, что составляет всего лишь 0,01 от общего количества. В дальнейшем планируется прием фотодокументов в Муниципальное бюджетное учреждение «Архив Лоухского муниципального района».
Анализ результатов паспортизации свидетельствует о стойкой тенденции превышения объемов приема документов по личному составу над управленческой документацией. За последние 3 года доля управленческой документации в общем объеме принятых документов на бумажной основе (53 958 ед.хр.) составила 18,86% (10 166 ед.хр.), а доля документов по личному составу 81,14% (43 724 ед.хр.).
3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам
Базовым элементом системы НСА являются описи, количество которых по сравнению с данными предыдущей паспортизации увеличилось на 26%. С 83,6% до 85% возросло количество описей, имеющихся в нормативном количестве экземпляров.
Полный комплект описей имеется только в 12 муниципальных архивах (Беломорский, Калевальский, Костомукшский, Лахденпохский, Медвежьегорский, Олонецкий, Питкярантский, Прионежский, Пряжинский, Пудожский, Сегежский, Сортавальский).
5. Условия хранения документов
Документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся в 23 приспособленных помещениях муниципальных архивов. Увеличение за счет 1 нового помещения муниципального казенного учреждения Петрозаводского городского округа "Муниципальный архив г. Петрозаводска".
Общая протяженность стеллажных полок увеличилась на 884 пог. м (15%), что на 5% ниже динамики роста этого показателя по итогам предыдущей паспортизации и составляет 6 867 пог. м
При этом увеличение произошло за счет 7 муниципальных архива: Беломорского, Костомукшского, Лахденпохского, Лоухского, Петрозаводского, Пудожского, Суоярвского.
58% стеллажей в муниципальных архивах – металлические. По сравнению с данными предыдущей паспортизации этот показатель вырос на 1%.
Только металлическими стеллажами оснащены ,по прежнему, 5 муниципальных архивов: Кондопожский, Медвежьегорский, Олонецкий, Петрозаводский, Прионежский.
Прошедшее трехлетие не внесло изменений в проблему обеспеченности площадями муниципальных архивов. Степень загруженности, по прежнему, составляет 105%.
При этом, ● в 3 архивах степень загруженности около 150% - Калевальский, Муезерский, Прионежский;
● в 8 - более 100%: Беломорский, Кондопожский, Лахденпохский, Олонецкий, Пудожский, Сегежский, Сортавальский, Суоярвский;
● остальные 7 муниципальных архивов имеют резерв для комплектования (степень загруженности от 70% до 93%): Кемский, Костомукшский, Лоухский, Медвежьегорский, Петрозаводский, Питкярантский, Пряжинский.
Оснащенность зданий охранной сигнализацией увеличилась на 22%, пожарной сигнализацией увеличилась на 25% за счет оснащенности зданий архивных учреждений муниципальных образований:
- охранной и пожарной сигнализацией в 2-х (Костомукшский, Лоухский),
- пожарной сигнализацией в 3-х (Беломорский, Кемский, Олонецкий),
- охранной сигнализацией в Медвежьегорском.
На 01.01.2013 г. оснащенность зданий охранной сигнализацией составляет 37%, пожарной сигнализацией - 54%.
Состояние работы по картонированию документов характеризуется следующими данными:
закартонировано 34% документов, что на 4% превышает показатель предыдущей паспортизации.
В 3 муниципальных архивах (Кемский, Олонецкий, Питкярантский) закартонированы все документы, находящиеся на хранении,
в 9 муниципальных архивах (Калевальский, Кондопожский, Костомукшский, Лахденпохский, Лоухский, Медвежьегорский, Прионежский, Пудожский, Суоярвский) закартонировано более 20% документов,
в 4 (Муезерский, Петрозаводский, Пряжинский, Сортавальский) менее 20%.
И, к сожалению, 2 архива (Беломорский и Сегежский) картонирование не ведется.
На 01.01.2013 закартонировано 180 045 единиц хранения.
Чистякова О.А., главный специалист отдела государственного учета и реставрации архивных документов