Комментарии по срокам временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях до их передачи на государственное хранение

Уважаемые ответственные за делопроизводство и архивы организаций-источников комплектования Национального архива Республики Карелия!

Мы с Вами не первый раз уже выполняем серьезную государственную задачу — паспортизацию документов  в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.97 № 11 и зарегистрированным Минюстом России от 8 июля 1997 г. № 1344. Нами накоплен большой опыт, результаты паспортизации неоднократно анализировались и служат основанием для перспективного планирования.

Позвольте обратить ваше внимание на то, что чаще всего вызывает трудности при заполнении паспортов организаций.

При внесении в Паспорт организации сведений о количестве дел, хранящихся сверх установленного срока, следует учитывать, что предельный срок хранения документов постоянного срока хранения, устанавливаемый действующим законодательством составляет:

• для документов, отнесенных к федеральной собственности - 15 лет (сверх срока хранятся по 2000 год включительно). Если организация хранит документы ликвидированных организаций (на основе распорядительных документов о ликвидации), то считаем документы ликвидированных организаций, как хранящиеся сверх срока.
• для документов, отнесенных к собственности Республики Карелия - 10 лет (сверх срока хранятся по 2005 год включительно). Если организация хранит документы ликвидированных организаций (на основе распорядительных документов о ликвидации), то считаем документы ликвидированных организаций, как хранящиеся сверх срока.
• для документов, отнесенных к муниципальной собственности - 5 лет (сверх срока хранятся по 2010 год включительно).
• негосударственные организации - в соответствии со сроками, указанными в договоре (если в договоре срок хранения не оговорен, то считаем как государственные, учитывая подчиненность). Если негосударственная организация хранит документы государственной организации - предшественника, то государственную часть считаем как документы, хранящиеся сверх срока.
• для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет.

И.А. Мазова, начальник отдела комплектования КУ НА РК