www.rkna.ru

О новых «Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»

7 сентября 2015 г. Министерством юстиции Российской Федерации зарегистрирован приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учeта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Приказ опубликован 10 сентября 2015 г. и вступил в силу через 10 дней после опубликования. Таким образом завершена многолетняя работа Федерального архивного агентства и Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела по созданию столь нужного нормативного документа для сотрудников архивов организаций разных уровней управления, отраслей и сфер деятельности.

Специалисты Национального архива Республики Карелия, изучив новые «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Росархив, ВНИИДАД. 2015 г.), отметили ряд новшеств, на которые хотелось бы обратить внимание коллег. Наряду с бумажными документами электронные документы становятся реалиями современных архивов. Согласно утвержденным Правилам обязательными условиями хранения электронных документов являются:

наличие в архиве организации не менее 2-х экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов, в случае изменения физического состояния носителей проводится работа по перезаписи электронных документов на новые носители.

При передаче электронных документов в архив организации выполняются, в том числе, проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ и проверка воспроизводимости электронных документов. Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.

В части общих положений новые Правила разграничивают обязанности и права организации по созданию архивов:

государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов;
организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной и муниципальной собственности (ч.2, ст.13 №125-ФЗ).

В части хранения документов:

не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях;
архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам;
все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах и контейнерах;
охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятие с охраны, установленного руководителем организации;
защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа;
проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет;
электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий и копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке;
в организации должны быть разработаны планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов.

В части учета документов:

архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является обязательным элементом описания контейнера электронного документа.
список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы более одного фонда;
архив организации может вести также учет в автоматизированном режиме — в виде учетных баз данных. Учетные БД применяются во взаимосвязи с другими информационными БД, имеющимися в архиве организации, и должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных (муниципальных) архивов и органов управления архивным делом.

В части комплектования документов:

экспертиза ценности документов проводится ежегодно;
описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через три года после завершения дел в делопроизводстве;
электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (Приложение 21);
номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации;
передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые передаются в двух идентичных экземплярах;
при передаче электронных документов в архив организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами: формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;
при приеме электронных документов в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов;
итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации, или уполномоченного им должностного лица.

В части организации использования документов:

основным (обязательным) архивным справочником в архиве организации является опись дел, документов, в дополнение в архиве организации ведутся вспомогательные архивные справочники — каталоги, указатели, историческая справка к фонду;
аналогичные описи составляются на электронные дела, документы;
описи (годовые разделы описей) дел, документов составляются: постоянного хранения не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе и один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра); временного (свыше 10 лет) хранения не менее чем в двух экземплярах; документов по личному составу организаций-источников комплектования государственных (муниципальных) архивов не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе, один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра); документов по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, не менее чем в трех экземплярах;
в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения, один экземпляр описи дел по личному составу, утвержденных (согласованных) ЭПК, а также по одному экземпляру каждой описи в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра). Один экземпляр описи дел постоянного хранения и два экземпляра описи дел по личному составу остаются в организации;
на запросы тематического характера, поступившие в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети, в том числе по сети «Интернет», ответ может быть направлен в виде электронного сообщения по указанному автором запроса электронному адресу;
по запросу пользователей архивные справки могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные архивные справки заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица;
на архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и печать на обороте последнего листа копии. По запросу пользователей электронные копии архивных документов выдаются в электронной форме либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные копии архивных документов заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

В части передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив: передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (Приложение 30), составленным в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном (муниципальном) архиве, другой в передающей организации. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.

Таким образом, в новых Правилах впервые четко сформулированы требования к хранению электронных документов. Понимаем, что практика работы с электронными документами в архивах еще не отработана, потребуется время для понимания, осмысления и внедрения в работу предложенных в Правилах норм. Но документ, безусловно, актуальный, универсальный, т.к. ориентирован на работу как с бумажными, так и с электронными документами. Кроме того, с принятием новых Правил остается в прошлом эпоха деревянных стеллажей для хранения архивных документов на бумажной основе, использование для размещения архивов организаций подвальных и чердачных помещений, о чем в новых Правилах указано четко - «не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях». С принятием новых Правил архивы и делопроизводственные службы государственных органов, органов местного самоуправления и организаций получили единые, унифицированные правила архивной деятельности.

Одними из первых прокомментировали новые Правила М.В. Ларин, директор ВНИИДАД и О.В. Наумов, заместитель руководителя Росархива в статье «О правилах работы с архивными документами в органах государственной власти, местного самоуправления и организациях», опубликованной в журнале «Отечественные архивы», №5, 2015 г. В ней обозначены главные вехи истории государственного нормативного регулирования вопросов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в ведомствах. Авторы отмечают, что все положения новых Правил точно соответствуют нормам №125-ФЗ.

Даны комментарии, почему в новых Правилах, в отличие от Основных правил 1986 г., даны только нормы без каких-либо рекомендаций по их использованию, как, впрочем, и относительно Правил 2002 г., которые широко применялись, обеспечивая методическое единство архивного дела, но, к сожалению, не получили статус общегосударственного нормативного акта. Уделено внимание и структуре новых Правил, которая отличается от Основных правил не только 1986 г., но и 2002 г.

Отмечено, что в процессе разработки нормативных актов, к которым относятся и новые Правила, нередко обнаруживаются нерешенные проблемы, требующие дополнительного изучения уже после принятия нормативного акта. Разработчики новых правил признают, что и в данном случае предстоит значительная работа по внедрению Правил в повседневную деятельность, а также по разработке соответствующих методических рекомендаций.

Уважаемые участники VIII Интернет-семинара, предлагаем Вам ознакомится с новыми «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Росархив, ВНИИДАД. 2015 г.), и принять участие в их обсуждении, оставив свои коментарии и вопросы в Форуме.

Т.А.Варухина, главный специалист отдела
аналитической и организационно-методической
работы КУ НА РК