VIII Интернет-семинар «Перспективные направления работы архивных учреждений Республики Карелия» 23 ноября — 2 декабря 2015 года

Одним из приоритетных направлений деятельности Министерства культуры Республики Карелия является ежегодное проведение контрольных мероприятий в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Задачей данных мероприятий является выявление проблемных вопросов, с которыми сталкиваются организации при осуществлении архивной деятельности в Республике Карелия. По результатам проверок организации получают квалифицированную консультационно-методическую помощь по ведению архивных документов и организации их хранения.

В 2015 году в ходе проведения плановых проверок активное участие приняли сотрудники ГКУ РК «Национальный архив Республики Карелия», а также муниципальных архивов Олонецкого, Суоярвского и Питкярантского районов.

За 2015 год было проведено 18 плановых и 3 внеплановые проверки, из них 10 проверок прошли в организациях и учреждениях, расположенных в г. Петрозаводске, 11 проверок прошли в Кондопожском, Сегежском, Пряжинском, Олонецком, Суоярвском и Питкярантском районах. Во время выходов в организации проверялось состояние архивохранилищ, наличие, оформление и состояние сохранности архивных дел, ведение учетной документации. По результатам проверок организациям выносились рекомендации по ведению и содержанию архива, в ряде случаев были вынесены предписания по устранению выявленных нарушений, к административной ответственности за неисполнение предписания об устранении выявленных нарушений по результатам проверки по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле привлечено одно юридическое лицо.

Сравнивая результаты проверок с предыдущим годом, можно сделать вывод о том, что большинство выявленных проблем имеют хронический характер. Основные проблемы связаны с нарушением правил организации деятельности архивов и ведения основных учетных документов. Так, ежегодно выявляются нарушения по срокам упорядочения дел архива. За 2015 год в 14 организациях выявлена задолженность по упорядочению архивных документов за 10 и более лет (отсутствуют описи дел). В девяти архивах было отмечено отсутствие документов, регламентирующих деятельность архива (Положение об архиве, Положение об Экспертной комиссии, номенклатура дел). В одной организации был нарушен централизованный учет архивных дел.

По сравнению с 2014 годом, лучше обстоят дела с оборудованием архивохранилищ и наличием охранно-пожарной сигнализации, но финансирование архивов организаций по остаточному принципу продолжает приводить к вынесению замечаний по данным вопросам. Так в 2015 году выявлено, что у двух организаций отсутствует охранно-пожарная сигнализация, у двух организаций отсутствует контроль и регулирование температурно-влажностного режима.

Уровень профессиональной подготовки работников архивов в ряде организаций не соответствует предъявляемым требованиям, что свидетельствует об отсутствии практики направления сотрудников организаций, в должностные обязанности которых входит работа с архивными документами, для участия в информационно-методических мероприятиях для специалистов делопроизводственных и архивных служб организаций, ежегодно проводимых Национальным архивом Республики Карелия.

Исходя из вышеизложенного, архивистам необходимо знать, что в 2015 году появились новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Министерства культуры РФ № 526 от 31.03.2015г. (Приказ опубликован на официальном интернет-портале правовой информации - www.pravo.ru 10.09.2015г. и вступил в силу через 10 дней после опубликования). С момента вступления в силу вышеназванного приказа не подлежат применению на территории Российской Федерации Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263. (см. письмо Росархива от 18.09.2015г. № 2/2133-А). В октябре-ноябре 2015 года Министерством культуры Республики Карелия было проведено три проверки соблюдения законодательства в архивной сфере, с использованием Правил.

Работникам архивов следует отслеживать и своевременно вводить в свою деятельность вновь принимаемые нормативные документы.

Золотухина Е.Н., гл. специалист отдела контроля в сфере охраны культурного наследия, музейного и архивного дела
Министерства культуры